Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

01

Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında, medi-scale adı altında sunulan rapor ve başvuru kanallarındaki işleme amaç ve vasıtalarını birlikte belirleyen ortak veri sorumluları:

Veri sorumluları

Ata Karayel ve Arda Aral

İnternet adresi

https://mediscale.co

KVKK başvuru kanalı

https://mediscale.co/kvkk-basvuru/

Başvuruya özel web formu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’deki “başvuru amacına yönelik geliştirilmiş yazılım veya uygulama” yöntemi olarak kullanılmaktadır.

02

İşlenen kişisel veriler

Kullanılan kanala göre yalnız aşağıdaki gerekli bilgiler işlenir:

• Rapor talebi kimlik bilgisi: unvan ve ad soyad
• Meslek bilgisi: branş ve raporda ölçülmesi istenen beş öncelikli hizmet alanı
• Hekimlik doğrulama verisi: kamuya açık hekim sicil/tescil kimliği ve bu kimlikten sunucuda üretilen HMAC özeti. Ham sicil/tescil kimliği veri tabanında saklanmaz
• Lokasyon bilgisi: şehir
• İletişim bilgisi: cep telefonu numarası
• Talep kaydı: başvuru zamanı, aydınlatma metni sürümü, rapor durumu ve teslim kaydı
• Mesleki görünürlük verisi: kamuya açık hekim profil URL’leri, raporda değerlendirilen soru/cevap çıktıları, görünürlük skoru ve kaynak bulguları
• İlgili kişi başvurusu bilgileri: ad soyad, vatandaşlık/uyruk, kimlik türü, kimlik numarasından üretilen geri döndürülemez HMAC özeti ve son dört karakter, tebligat adresi, bildirim e-postası ve telefon (varsa), talep türü ve açıklaması
• Teknik güvenlik kaydı: IP adresinden sunucuda üretilen geri döndürülemez rate-limit anahtarı, kayıt zamanı ve aydınlatma sürümü. Ham IP uygulama veri tabanına yazılmaz
• İsteğe bağlı pazarlama ölçümü: Meta Pixel izni, izin zamanı, sayfa adresi, tarayıcı ve cihaz bağlantı bilgileri ile başarıyla kaydedilmiş rapor talebine ait kişisel veri içermeyen “Lead” dönüşüm işareti

03

İşleme amaçları

Kişisel veriler yalnız şu amaçlarla işlenecektir:

• AI görünürlük raporu kampanyası başvurusunu almak ve doğrulamak
• Hekimlik bilgilerini ve kampanya koşullarına uygunluğu doğrulamak
• 132 hasta sorusuyla görünürlük ölçümünü ve dijital varlık incelemesini hazırlamak
• Hazırlanan raporu kapsam görüşmesinde belirtilen kanal ve zamanlama içinde iletmek
• Talep ve teslim kaydını yönetmek, güvenliği sağlamak
• Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki ilgili kişi başvurularını almak, kimlik kontrolü yapmak, en geç 30 gün içinde yanıtlamak ve işlemi kayıt altına almak
• Olası hukukî uyuşmazlıkları ve hak taleplerini yönetmek
• Ayrı açık rıza verilirse reklam performansını sayfa görüntüleme ve doğrulanmış rapor talebi düzeyinde ölçmek

Bu form ticari elektronik ileti veya pazarlama izni toplamaz. İleride böyle bir iletişim kurulacaksa rapor sürecinden ayrı ve isteğe bağlı bir izin akışı kullanılacaktır.

04

Toplama yöntemi ve hukukî sebep

Veriler, ilgili kişinin rapor veya KVKK başvuru web formunu doldurması yoluyla doğrudan ve elektronik ortamda elde edilir. Rapor üretiminde kullanılan mesleki görünürlük verileri ise kamuya açık web sitesi, işletme profili, doktor platformu, arama ve yapay zekâ cevaplarından manuel incelemeyle elde edilebilir. Hekimlik doğrulama bilgisi, kamuya açık meslek sicili veya yetkili doğrulama kaynağından operatör incelemesiyle elde edilir.

Rapor talebindeki kimlik, meslek, şehir, iletişim ve talep verileri; ilgili kişinin rapor hizmetini istemesi üzerine sözleşme öncesi tedbirlerin alınması ve hizmetin sunulması için gerekli olması nedeniyle Kanun m.5/2(c) kapsamında işlenir. Kötüye kullanımın önlenmesine ilişkin teknik anahtarlar, temel haklara zarar vermemek kaydıyla sistem güvenliğine yönelik meşru menfaat nedeniyle m.5/2(f) kapsamında işlenir.

İlgili kişi başvurusu ve yanıt kayıtları; hukukî yükümlülüğün yerine getirilmesi ile bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli olması nedeniyle Kanun m.5/2(ç) ve m.5/2(e) kapsamında işlenir. Kamuya açık mesleki görünürlük verileri, rapor talebini yerine getirmek ve ölçüm sistemini işletmek için sınırlı ve ölçülü biçimde m.5/2(f) kapsamında incelenir.

Formdaki zorunlu kutu yalnız aydınlatma metninin sunulduğunu ve okunduğunu teyit eder; genel açık rıza veya pazarlama izni değildir.

05

Alıcılar ve yurt dışına aktarım

Kişisel verilere yalnız ortak veri sorumluları erişir. Teknik hizmet sunumu için aşağıdaki veri işleyen sağlayıcılardan yararlanılır:

Site teslimi ve güvenlik

Cloudflare, Inc. — küresel ağ üzerinden statik site teslimi ve sınırlı bağlantı/güvenlik kayıtları

Form ve veritabanı

Supabase, Inc. — formun Edge Functions üzerinden alınması ve erişimi kapalı veritabanında saklanması; proje ana veri bölgesi Frankfurt, Almanya

İşlemsel e-posta iletimi

Resend, Inc. — formdaki hekim, iletişim ve sıralı beş hizmet bilgilerinin tamamını içeren işlemsel e-posta bildiriminin yetkili alıcıya iletilmesi

Yetkili alıcı posta kutusu

Google LLC — rapor talebi bildiriminin yetkili alıcı posta kutusunda saklanması ve görüntülenmesi

WhatsApp teslim altyapısı

WhatsApp/Meta — yalnız raporun kullanıcının belirttiği numaraya gönderilmesi sırasında ad, telefon, mesaj ve rapor dosyası

İsteğe bağlı pazarlama ölçümü

Meta Platforms — yalnız ayrı çerez izni verildiğinde sayfa görüntüleme, çevrim içi tanımlayıcılar ve kişisel veri içermeyen doğrulanmış “Lead” dönüşüm işareti

Bu sağlayıcıların Türkiye dışındaki altyapıları nedeniyle kişisel veriler yurt dışına aktarılabilir. Düzenli aktarım, Kanun m.9 kapsamındaki uygun güvence kurulup gerekli bildirimler tamamlanmadan başlatılmaz. Bu güvence tamamlanıncaya kadar rapor başvuru kanalı dış gönderime kapalı tutulur.

06

Çerezler ve isteğe bağlı Meta Pixel

Site, zorunlu olmayan Meta Pixel ölçümünü varsayılan olarak çalıştırmaz. “Pazarlama ölçümüne izin ver” seçeneğini aktif bir hareketle seçerseniz tarayıcı Meta’nın ölçüm betiğini indirir;_fbp ve reklam bağlantısı bulunduğunda_fbc gibi tanımlayıcılar oluşturulabilir.

İzin verildiğinde Meta’ya “PageView” olayı ile sayfa adresi ve standart tarayıcı bağlantı bilgileri gönderilebilir. “Lead” olayı yalnız rapor talebi sunucuda başarıyla kaydedildikten sonra ve oturum başına en fazla bir kez gönderilir. Ad soyad, telefon, branş, hizmet alanları, form içeriği veya sağlık verisi Meta’ya olay parametresi olarak gönderilmez.

Bu işlem yalnız ayrı açık rızanıza dayanır; “Yalnızca gerekli” seçeneği hizmeti kısıtlamaz. Alt bilgideki “Çerez tercihleri” bağlantısından izninizi daha sonra verebilir veya geri alabilirsiniz. Geri alma gelecekteki ölçümü durdurur ve medi-scale alanındaki Meta tanımlayıcılarını silmeyi dener.

Meta altyapısının Türkiye dışında çalışması nedeniyle ölçüm verileri yurt dışına aktarılabilir. Bu ölçüm Kanun m.9 kapsamındaki aktarım şartları ve gerekli uygun güvence tamamlanmadan üretim ortamında etkinleştirilmemelidir. Meta Pixel bu sürümde etkindir.

07

Saklama, silme ve imha

Veriler yalnız işleme amacı ve ilgili mevzuatın gerektirdiği süre boyunca saklanır. Uygulanan azami süreler:

• Sonuçlanmayan veya rapora dönüşmeyen talepler: son işlemden itibaren 30 gün
• Teslim edilmiş rapor, iletişim ve teslim kaydı: teslimden itibaren 6 ay
• WhatsApp konuşması ve rapor dosyası: teslimden itibaren 30 gün
• Resend işlemsel e-posta içeriği ve kayıtları: sağlayıcının Free, Pro ve Scale planları için belgelediği üzere en fazla 30 gün
• Yetkili Google posta kutusundaki ayrıntılı rapor talebi kopyası: teslimden sonra en geç 30 gün içinde MediScale tarafından silinir. MediScale/Rapor-Basvurulari etiketiyle eşleşen kopyalar haftalık operatör işlemiyle posta kutusundan ve Çöp Kutusu’ndan kalıcı olarak kaldırılır; Google’ın bu kopyaları otomatik olarak sildiği varsayılmaz
• IP’den türetilen rate-limit anahtarı: en fazla 24 saat sonrasındaki ilk otomatik imha çalışmasına kadar
• Hekim sicil/tescil kimliğinden üretilen HMAC özeti: tek hekim / tek rapor koşulunu korumak amacıyla kampanya 100 hakla kapanana kadar. Kampanya kapandığında HMAC kayıtları silinir; yalnız kişiye bağlanamayan toplam hak sayısı ve kapanış zamanı korunur
• KVKK başvurusu, kimlik kontrolü ve yanıt kaydı: başvurunun kapanmasından itibaren 3 yıl
• Silme, yok etme ve anonimleştirme işlem kayıtları: en az 3 yıl

Rapor sonrasında ayrı bir hizmet ilişkisi kurulursa gerekli bilgiler ayrı müşteri sürecine ve o sürece ait aydınlatma/saklama kurallarına taşınır; rapor talebi kaydı altı aylık sürenin sonunda silinir. Süresi dolan kayıtlar veritabanındaki otomatik imha göreviyle silinir.

08

Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki haklarınız

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse bilgi talep etme; işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; aktarılan üçüncü kişileri bilme; şartları oluştuğunda düzeltme, silme veya yok etme isteme; yapılan düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; otomatik sistemlerle aleyhe bir sonuç doğmasına itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurunuzu, bu amaç için geliştirilen KVKK Başvuru Formu üzerinden Ata Karayel ve Arda Aral’a iletebilirsiniz. Başvurunun sisteme ulaştığı tarih başvuru tarihi kabul edilir. Kimlik doğrulaması için ek bilgi gerekebilir; başvurular, Kanun’daki istisnalar saklı kalmak üzere ücret talep edilmeksizin ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.